Cola de Excepciones
Todas las facturas con una excepción que no pueden ser asignadas al operador listado en el número de trabajo dentro de CargoWise se dirigen a la cola de Excepciones para su revisión manual. Aquí es donde inicia cualquier gestión que realices en una factura. Esta cola debe trabajarse usualmente de arriba hacia abajo, es decir, de las facturas más antiguas a las más recientes. La cola debe mantenerse lo más pequeña posible; de lo contrario, las facturas comenzarán a acumularse, lo cual puede resultar abrumador.
Nota importante: Aunque es posible encontrar todas las facturas en el sistema de BravoTran usando las opciones de "Invoice Grid", "Activity" o "Email Search", no aconsejamos trabajar en estas pestañas sin antes revisar las facturas existentes en la Cola de Excepciones.
Cola de Espera
La cola de espera es donde van las facturas una vez que un usuario o el sistema han enviado un correo de la cola de excepciones a un operador.
Hay dos tipos de correos:
- Correos de Aprobación: En estos correos se solicita al operador que apruebe un cargo. Estos correos incluyen un enlace que el operador puede usar para aprobar el cargo y la factura. Si el operador no aprueba, debe responder a este correo con instrucciones.
- Correos de Solicitud de Acumulación (Accrual): En estos correos se solicita al operador que cree o actualice las acumulaciones necesarias directamente en CargoWise.
Correos de Aprobación
Los correos de aprobación son más convenientes para el operador ya que solo requieren un click en el enlace para actualizar la línea de acumulación. Si se ha enviado un correo de aprobación, la única manera de que la factura se publique desde la cola de espera es que el operador haga click en el enlace proporcionado. Estos correos solo pueden enviarse si no existe ninguna otra excepción activa en la factura, aparte de que el monto facturado difiere del monto acumulado. Una vez que se hace click en el enlace, la factura se aprueba de inmediato.
Correos de Solicitud de Acumulación
Los correos de solicitud de acumulación colocan la factura en un estado donde BravoTran estará buscando actualizaciones en CargoWise sobre las acumulaciones asociadas con un trabajo específico. En este caso, depende del operador ajustar allí las acumulaciones en el trabajo para que reflejen el monto de la factura correspondiente. Esto puede implicar una única acumulación o varias, pero deben sumar el monto exacto de la factura y estar asociadas al trabajo especificado. Cuando BravoTran encuentre las acumulaciones exactas que coincidan, la factura debera publicarse automaticamente. Este proceso ocurre periódicamente mientras revisamos las facturas y acumulaciones disponibles y es menos inmediato que el proceso de los correos de aprobación.
La factura permanecerá en la cola de espera hasta que se hayan aprobado todos los cargos o se hayan creado todas las acumulaciones correspondientes y en ese momento la factura se publicará. Por otro lado, si el operador responde al correo sin aprobar las acumulaciones, la factura se moverá a la cola de respuestas.
Cola de Respuestas
La cola de Respuestas consiste de todas las respuestas por correo electrónico relacionadas con los elementos previamente enviados a la cola de Espera. Estas respuestas indican que la factura necesita acción o ajuste adicional. La mejor práctica es no permitir que esos elementos permanezcan mucho tiempo en la cola de Respuestas; las facturas deben ser ajustadas según lo requieran y movidas de vuelta a las colas de Espera o publicadas directamente por el usuario, según corresponda.
Todas las respuestas por correo electrónico son visibles en esta cola, y cualquier documento adicional enviado en una respuesta se fusiona con los existentes.
Dos buenas prácticas para la cola de Respuestas:
- Mantenerla en cero en todo momento: resolver y publicar la factura o moverla de vuelta a la cola de Espera.
- Pedir a los operadores que agreguen al proveedor en copia en sus respuestas en caso de una disputa. Esto permite que el hilo de correos quede registrado en BravoTran y sea visible para los usuarios del equipo de contabilidad, lo cual es útil en caso de auditorías.