¿Qué es BravoTran?
BravoTran es una solución de automatización para sus facturas de cuentas por pagar. Lee las facturas y las compara con los estimaciones disponibles en la fila, luego las publica en CargoWise. En los casos en los que no hay estimaciones o estos no coinciden con la factura, BravoTran cuenta con un proceso simplificado para resolver estas excepciones con los operadores.
¿Cómo se reciben las facturas?
Las facturas se reciben en la dirección de correo electrónico con el formato [nombre de la cuenta de su empresa]-payables@app.bravotran.com. La mayoría de los equipos reenvían automáticamente los mensajes que reciben en la bandeja de entrada del equipo de AP.
¿Qué sucede cuando se contabilizan las facturas?
Cuando se registra una factura, BravoTran:
- Crea una transacción de Cuentas por pagar en CargoWise
- Adjunta la factura a eDocs de la transacción de Cuentas por pagar
- Publica la factura
- Actualiza todos los trabajos relacionados
- Adjunta la factura a eDocs de los trabajos relacionados
¿Cómo se mantiene BravoTran sincronizado con CargoWise?
BravoTran crea una integración que hace que CargoWise nos envíe notificaciones cada vez que se actualizan los detalles del trabajo, por ejemplo, cuando se agrega un nuevo envío, o se adjunta a una consola, o se actualizan los detalles de facturación.
¿Cuáles son los pasos para procesar una factura en el sistema?
Hay cuatro pasos cuando BravoTran procesa una factura:
- Determine quién es el proveedor mediante la dirección de correo electrónico del remitente y leyendo la factura directamente. Comparamos estos datos con los datos de su organización, por ejemplo, utilizando los contactos de la organización o mediante la comparación con los nombres y direcciones de los proveedores. BravoTran también puede aprender nuevas relaciones con el tiempo a medida que se procesan las facturas.
- Identifique las páginas para que sepamos qué páginas son facturas y cuáles son documentos de respaldo.
- Agrupe las páginas en caso de que haya varios conjuntos de facturas y documentos de respaldo en un solo correo electrónico o un solo archivo adjunto: BravoTran no tiene problemas para dividirlos.
- Extraiga y publique, leyendo la factura, buscando referencias laborales y descripciones de cargos, y comparándolas con sus acumulaciones disponibles.
En cada caso, BravoTran aprenderá y mejorará con el tiempo, de forma automática, simplemente al exponerse a más facturas y procesarlas.
¿Qué referencias se utilizan para vincular una factura a un trabajo?
- Número de trabajo: como un número S, un número C, un número B o un número T.
- House Bill Número, con o sin código SCAC
- Master Bill con o sin código SCAC
- Número de contenedor
BravoTran prefiere utilizar los números de master bill y los números de contenedor en conjunto, pero puede utilizarlos individualmente. Las referencias deben ser únicas para un trabajo en particular. Por ejemplo, si el mismo número de contenedor está presente en varios trabajos, esto puede no permitir que el sistema relacione una factura con un trabajo.
BravoTran también puede aceptar fácilmente otras referencias personalizadas si es necesario; solo infórmenos qué utilizar y dónde encontrarlo en los datos de su trabajo.
¿Dónde busca BravoTran estas referencias?
BravoTran buscará estas referencias, en orden de prioridad:
- Primero buscará en las páginas de la factura
- A continuación buscará en las páginas de los documentos de respaldo
- Por último, buscará a través de el asunto o el cuerpo del correo electrónico desde el que se recibió la factura
Es importante comprender que BravoTran buscará en su lista completa de posibles referencias en todas las páginas de la factura antes de buscar cualquier referencia en las páginas de respaldo, y buscará en su lista completa de posibles referencias en todas las páginas de los documentos de respaldo antes de buscar cualquier referencia en el asunto o el cuerpo del correo electrónico.
¿Cómo coincide BravoTran con las acumulaciones disponibles?
BravoTran siempre buscará coincidencias por total primero, lo que significa que comprobará si todas las estimaciones disponibles para el proveedor de la factura en los trabajos coincidentes suman el total de la factura. A continuación, comprobará si alguna combinación de estas estimaciones coincide de forma única con el total de la factura.
BravoTran puede revisar la factura línea por línea, leer las descripciones de los cargos y compararlas, cuando sea posible, con las estimaciones disponibles, y sugerir revisiones a las estimaciones existentes o sugerir estimaciones completamente nuevas en función de los montos facturados.
¿Qué pasa si actualizo las acumulaciones después de que una factura esté en BravoTran?
BravoTran sincroniza constantemente los datos de los trabajos con CargoWise. BravoTran verá estas actualizaciones y publicará estas facturas siempre que coincidan con el monto facturado.
¿Qué sucede cuando es necesario realizar un cambio en una estimación?
El sistema envía al operador de registro.
¿Cómo sabe BravoTran a quién marcar las excepciones?
El sistema utiliza el Representante de operaciones que aparece en la pestaña de facturación del archivo de trabajo.
¿Cuándo BravoTran ignorará una factura automáticamente?
De forma predeterminada, BravoTran solo ignorará una factura si es duplicada. BravoTran detecta duplicados al comparar tres criterios:
- Código de proveedor
- Número de factura
- El total de la factura
Si los tres coinciden con una factura que ya se ha publicado (dentro o fuera de BravoTran) o que está actualmente en cola entre el sistema, la factura se ignorará automáticamente.
En el caso de que recibamos una factura con el mismo código de proveedor y número de factura, pero un monto diferente a una procesada anteriormente, la factura se convertirá en una excepción para que los miembros del equipo de contabilidad la revisen.
¿Cómo me avisará BravoTran cuando haya una excepción?
BravoTran le enviará un correo electrónico para solicitarle que apruebe los cargos o que cree una estimación en CargoWise para que se pueda publicar su factura.
Siempre puede revisar sus elementos abiertos iniciando sesión directamente en BravoTran, donde verá el Portal del operador. Este portal resume todos los elementos abiertos actualmente que se le han asignado.
¿Qué pasa si tengo un problema con una factura que me han enviado?
Responda al correo electrónico que le enviamos o presione el botón "Email Payables Team" desde el Portal del operador. El correo electrónico que envíe se adjuntará a la factura en cuestión y será revisado por su equipo de contabilidad dentro de BravoTran.
¿Cómo sabe BravoTran qué cargos sugerir?
En los casos en que falte una estimación o no esté alineada, BravoTran sugerirá cuál debería ser el código de cargo. Para ello, examina sus estimaciones anteriores y sus facturas registradas y crea un modelo que relaciona la forma en que se describen los cargos en la factura con la forma en que desea que se acumulen y registren.
Vídeos útiles para operadores